SZYBKI I SKUTECZNY SPOSÓB NA PORZĄDEK W DOKUMENTACH

Proces porządkowania dokumentów, to dla większości osób rzecz mało przyjemna i często odkładana w nieskończoność. Jednak, kiedy już się do tego zabierzesz, może dać Ci wiele satysfakcji, kiedy dotrzesz do końca.

W trakcie odgracania dokumentów często pojawia się sporo pytań. Czy ten dokument mogę już wyrzucić? A czy ten może jeszcze się przydać?

Przygotowałam dla Ciebie dwie pomoce, które pozwolą szybko i skutecznie uporać się z dokumentami i mieć je w jak najlepszym porządku.

Pierwszą z tych rzeczy, jest ściąga, która ułatwi odpowiedź na pytanie, ile czasu należy przechowywać poszczególne dokumenty.

A żeby poznać drugą niespodziankę, czytaj do końca.

DOKUMENTY, KTÓRYCH NIGDY NIE NALEŻY WYRZUCAĆ:

• Akty urodzenia członków rodziny.
• Potwierdzenia nadania nr PESEL.
• Akt ślubu.
• Orzeczenie o rozwodzie lub akt unieważnienia małżeństwa.
• Akty zgonu członków rodziny.
• Metryki chrztu.
• Akty notarialne.

Sporo dokumentów z powyższej listy warto przechowywać w segregatorze ratunkowym. Więcej o nim przeczytasz w tym wpisie.

POZOSTAŁE DOKUMENTY MAJĄ RÓŻNY ZALECANY OKRES PRZECHOWYWANIA:

• Dokumenty podatkowe (np. PIT) powinno przechowywać się przez okres co najmniej 5 lat. Okres ten liczy się od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zobowiązani byliśmy do uiszczenia podatku.
• Dokumenty z ZUS. Są tu dwa okresy, dla dokumentów złożonych do 31.12.2011 termin to 10 lat, a dla dokumentów po 01.01.2012 mamy obowiązek przechowywać je przez 5 lat.
• Dowody zapłaty należności cyklicznych, np. opłaty za prąd, media, itp. powinno trzymać się przez 3 lata. Jednak w dobie płatności internetowych prawdopodobnie nikt już nie drukuje potwierdzeń, ponieważ w każdej chwili może je pobrać ze strony banku.
• Umowy kupna-sprzedaży, np. samochodu powinno przechowywać się przez 3 lata. Mam tu jednak anegdotę z życia wziętą. Mój tata sprzedał samochód w 2019 roku. W tym roku otrzymał wezwanie do zapłaty mandatu za parkowanie bez ważnego biletu z Chorwacji. Kupujący nie przerejestrował samochodu i wyjechał nim na wakacje, gdzie przekroczył czas parkowania. Po 4 latach poszukiwań kancelaria adwokacka z Chorwacji trafiła do pierwotnego właściciela, czyli mojego taty. Na szczęście miał jeszcze umowę kupna-sprzedaży, która udokumentowała, że auto nie było w tym czasie jego własnością. Okazuje się więc, że czasami dobrze jest przechowywać niektóre dokumenty dłużej. Zwłaszcza jeśli nie posiadamy ich w danej kategorii dużo.
• Umowa na prowadzenie konta bankowego/umowa pożyczki/najem mieszkania – tego typu dokumenty powinno przechowywać się do czasu ich wygaśnięcia.
• Potwierdzenie spłaty kredytu/pożyczki powinno przechowywać się przez okres 10 lat.
• Polisy ubezpieczeniowe warto przechowywać 3 lata, pomimo tego, że okres jej ważności to rok.
• Dokumenty związane z zatrudnieniem, zwłaszcza świadectwa pracy warto przechowywać aż do czasu przejścia na emeryturę.
• Faktury, paragony i gwarancje powinniśmy przechowywać 2 lata od daty zakupu, chyba że wykupiliśmy dodatkowy okres gwarancji, wówczas trzymamy te dokumenty do jej zakończenia. Warto dodać tu, że jeśli chodzi o dowód zakupu, może być to jego skan lub zdjęcie. Zwłaszcza w przypadku paragonów jest to istotna kwestia, ponieważ blakną bardzo szybko i stają się nieczytelne.

Wszystkie te terminy dotyczą osób prywatnych, czas przechowywania dokumentów firmowych jest odrębnym tematem.

Uff, teraz już wiesz ile czasu przechowywać dokumenty. Pora więc zabrać się do oczyszczenia przestrzeni, z tych, których możesz się już pozbyć i organizacji tych, które pozostają.

Drugą niespodzianką jest przygotowana przeze mnie checklista wspierająca w procesie porządkowania i organizacji dokumentów.

Kliknij, aby ją pobrać.

Jeśli pochwalisz się na swoich social mediach, że uporałaś/-łeś się z tym niewdzięcznym zadaniem, koniecznie mnie oznacz, a ja będę z Ciebie bardzo dumna i nie zapomnę udostępnić efektów Twojej pracy 🙂